En este artículo explicaremos como configurar los estados de gestión, una funcionalidad muy útil para la gestión de documentos.
Los estados de gestión nos permiten clasificar los distintos documentos con los que trabajemos. Así poder indicar en qué fase de la gestión se encuentran. Tiene la ventaja de que es muy flexible ya que podemos crear o eliminar los estados que queramos.
Para poder crear estados de gestión, desde la pantalla principal hacemos click en el módulo de Configuración y seleccionamos la sección estados de gestión.
Una vez en esta sección, observamos los estados de gestión dados de alta. Los campos de los estados de gestión son:
- Tipo documento: El tipo de documento a gestionar (ej: pedido de venta).
- Nombre: El nombre del estado de gestión.
- Color: El color para diferenciar de manera más visual el estado en el que se encuentra el documento.
- Por defecto: Si queremos que al cambiar el estado de gestión, este estado sea el que salga seleccionado por defecto.
Una vez hemos dado de alta todos los estados de gestión necesarios para nuestra gestión, ya podemos utilizarlos para gestionar nuestros documentos.
Como ejemplo de uso los estados de gestión, nos situamos en un documento, como por ejemplo el pedido de venta. Accedemos a Más acciones, Cambiar Estado Gestión.
En este ejemplo, suponemos que el pedido ha sido aceptado por el cliente y queremos indicar que este documento se encuentra en el estado Aceptado. Para ello seleccionamos el estado y pulsamos Ejecutar.
Una vez realizado el cambio de estado, podemos observar en el selector el nuevo estado del documento.
Si posteriormente le hemos entregado el pedido al cliente y queremos reflejar este estado en el documento. Realizamos la misma operación anterior pero seleccionaremos el estado Entregado.
Una vez realizado el cambio de estado a Entregado, podemos observar en el selector el nuevo estado del documento.
Se pueden cambiar varios documentos a un estado de forma simultánea, seleccionado varios registros.