En este artículo vamos a explicar cómo gestionar lo contadores de documentos en OnERP.

¿Qué son los contadores de documento?

En OnERP todo documento se identifica unívocamente mediante los valores de los campos Número-Serie1-Serie2 que aparecen en la cabecera de la ficha del documento. Los campos Serie1 y Serie2 nos permiten clasificar y separar los documentos según los criterios que elijamos. El campo Número, a su vez, se  comporta como un contador para numerar los documentos dentro de la misma Serie1-Serie2.

En el caso de los documentos que nuestra empresa emite (presupuesto de venta, pedido de venta, albarán de venta, factura de venta, factura proforma, pedido de compra…) la aplicación se encarga de generar y gestionar de forma automática el valor de Número, incrementando su valor. Sin embargo es posible que en alguna circunstancia necesitemos modificar o alterar el valor del contador que nos sugiere OnERP; para ello, tenemos a nuestra disposición distintos formularios. Pasemos a ver cómo podemos lograrlo.

¿Como acceder a los contadores de documento?

Desde el módulo de Configuración, podremos acceder a la sección de Contadores.

¿Cómo gestionar los contadores de documento?

Es desde este lugar desde donde podremos crear nuevos registros de contadores para un valor de Serie1-Serie2 en concreto o fijar el nuevo valor de número para una dupla serie1-serie2 ya existente.

En la imagen estaremos indicando que el nuevo documento de tipo Factura Venta que creemos tendrá como número el valor 8 en el caso de que su Serie1 sea FARMACIA y su Serie2 esté vacía.

No es necesario crear registros nuevos en Contadores para que la aplicación nos permite crear nuevas serie1 y serie2. En realidad, cuando estemos creando un documento, tomemos por caso un pedido de venta, e indiquemos un valor para Serie1 y/o Serie2 nuevos, en el momento en que se guarde el documento por primera vez, la aplicación creará directamente un nuevo registro en Contadores con el fin de que a partir de ese momento ya podamos gestionar sus valores.

Utilizado este formulario obtenemos completa flexibilidad en la gestión manual de contadores, permitiéndonos adelantar el número del contador (o siguiente número del documento a generar en un tipo de documento en concreto) dejando un huevo de número entre documentos para rellenarlo posteriormente con documentos nuevos. También podremos forzar al sistema a que el siguiente documento generado tenga un valor número-serie1-serie2 concreto.