Es bien conocido que llevar un control sólido del inventario de una empresa es imprescindible para que su futuro se vea comprometido con el menor número de factores posibles. De hecho llevar y optimizar los controles de inventario es uno de los principales objetivos que debe marcarse cualquier organización empresarial.
Sin embargo, no es una tareas sencilla lograr llevar al día de forma ordenada un inventario de nuestras existencias. En efecto, es una de las tareas más complicadas dentro de un negocio y que su buen o mal funcionamiento repercute en prácticamente cualquier otra operativa de la empresa.

La gestión de inventarios es más que conocer qué cantidades de productos tenemos. Tiene que ver también con aspectos de compra de materias primas o de productos para ventas directas, registros de entrada, precios de costes, rotación de los productos, ubicaciones, etc. Los inventarios no ayudarán a asegurar que siempre disponemos de las cantidades necesarias de productos y que estos productos y su almacenamiento se gestionan con el menor consumo posible de recursos de la organización
Únicamente las empresas que otorguen la importancia que merece a la gestión de inventarios son capaces de mejorar en todos sus procesos internos: como mejorar la rotación de stock, evitar roturas de stock, evitar compras duplicadas, etc.

Claves para un buen control de inventario

A continuación enumeramos acciones importantes a tener en cuenta si deseamos realizar una gestión de inventarios eficiente.

1. Realiza un conteo físico general de tus productos al menos una vez al año.
2. Realiza conteos periódicos para poder identificar pérdidas puntuales de existencias. La frecuencia de los inventarios dependerá de la la rapidez con la que se renuevan los productos. Si existe mucha rotación de productos, los inventarios deberán ser más frecuentes.
3. Si tienes una gran cantidad de productos distintos apóyate en un sistema de gestión empresarial. De esa forma será más sencillo llevar un control continuo y el sistema de gestión te mantendrá automáticamente actualizadas las cantidades y precios de coste de los productos.
4. Anota todas las entradas y salidas de producto para poder realizar seguimientos precisos.
5. Debe haber una persona responsable de todas las acciones referentes a los inventarios.
6. Establece niveles adecuados de stocks mínimos y stocks máximos en los productos para prevenir faltas de existencias. Al menos de los productos que consideres más importantes (productos con más ventas, productos con reaprovisionamiento más complicado, materias primas básicas en tu fabricación, etc.). La clave, en este aspecto, es mantener la cantidad óptima necesaria para las ventas y fabricaciones. Estas cantidades óptimas suelen venir definidas por el histórico de ventas y demanda contrapuestos a los gastos propios del almacenamiento.
7. Implica a todo el personal de la empresa haciéndoles ver la importación de una buena gestión de inventarios.
8. Si es posible, aparte de inventario físico lleva un inventario contable (en los registros contables) para confrontar ambos registros y detectar anomalías. En realidad la gestión de inventarios no se limita a un conteo de productos que se tienen en nuestros almacenes sino también al coste de éstos productos y los márgenes que producen en las ventas. Es por ello que es importante llevar tanto registro físico de los inventarios cómo registros contables de los inventarios. Esto mejora mucho la gestión financiera de la empresa.

Automatiza el control con un ERP

El mercado exige rapidez y eficiencia en los procesos empresariales. Como hemos comentado llevar una gestión de inventarios eficiente en nuestro negocio (sea una tienda online, una tienda física o fabriquemos productos desde materias primas) es imprescindible para asegurar el futuro de nuestro negocio. Por ello, la automatización de procesos y controles que conseguimos con el uso de un sistema de gestión empresarial que unifique todos los procesos de nuestra empresa puede marcar la diferencia. Una aplicación de este tipo permitirá entre otros aspectos:

1. Optimizar el uso de tus almacenes.
2. Envíar avisos automáticos de stocks mínimos incumplidos.
3. Ajustar la planificación de las compras.
4. Mejorar la comunicación entre departamentos.
5. Gestionar automáticamente cambios en los precios de compra de productos.
6. Acceder a informes para tomar decisiones adecuadas.

En definitiva, indistintamente del tamaño del negocio es importante realizar inventarios de forma continuada para conocer las dinámicas de los activos de la empresa para realzar mejoras en los procesos de compra y, de esa forma, reducir gastos.

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