Dado que podemos llegar a gestionar con nuestro programa de facturación online una cantidad enorme de facturas, es necesario que nuestra aplicación nos brinde distintas herramientas que nos ayuden a lograr que esa montaña de documentos no nos reste eficiencia. La palabra clave es clasificar. Si conseguimos separar nuestros documentos en grupos lograremos, sin duda alguna, ser más rápidos. ¿Por qué? Trabajaremos con un grupo de documentos más pequeño, localizaremos más rápidamente las facturas con las que hemos de trabajar, podremos apartar de nuestro trabajo las facturas más antiguas señalándolas como históricas.

Para estudiar distintos métodos de clasificación vamos a centrarnos en las facturas de venta puesto que son las que generamos nosotros para nuestros clientes y con las que tenemos más libertad de clasificación. Las facturas de compras las condicionan nuestros proveedores.

Formas de clasificar nuestras facturas

Series de facturas.

El método más sencillo y que proveen prácticamente todos los programas de facturación es el de identificar la factura además de con su número con las series. Las series son campos alfanuméricos definidos por nosotros mismos con los que podemos distinguir conjuntos de facturas. Las aplicaciones suelen permitir uno o dos campos de serie (serie1 y serie2 por ejemplo) para identificar a las facturas. Por ejemplo, imaginemos que vendemos a clientes de España y clientes de extranjero, en ese caso podríamos trabajar con dos valores para serie1 : NACIONAL e INTERNACIONAL.

 

Estados de gestión de nuestras facturas.

Los programas de facturación gestionan diferentes estados de documentos, por ejemplo, en el caso de las facturas de venta, nuestra solución de gestión debería gestionar de forma automática si una factura de venta está en estado ‘Pendiente de contabilizar’ o ‘Contabilizada’ por ejemplo. Pero para clasificar nuestros documentos de gestión es aconsejable que nuestro programa de facturación online nos permita definir nuestros propios estados, con ello podremos calificar cada factura con un valor de este estado y que nos ayude a clasificar nuestras facturas. Por ejemplo, podríamos asociar estados de gestión de nuestras facturas con los valores ‘Pendiente recepción documento calidad’, ‘En espera confirmación riesgo’, etc.

 

Filtros y vistas personalizadas.

Generalmente, los programas de facturación online presentan el listado de facturas en forma de tabla de campos, al estilo de una tabla de Excel, en el que distinguimos una sección de cabecera en la que distinguimos los nombres de las distintas columnas de datos que se visualizan. Es indispensable que además nuestra solución de facturación muestre una sección de campos con los que poder realizar filtros sobre los campos mostrados en la tabla. Con ello podremos visualizar únicamente aquellos registros de facturas que cumplan las condiciones del filtrado indicado. Las condiciones de filtrado suelen permitir distintos operadores: igual, distinto, mayor, menor, contiene,etc.

Ejemplo real de herramientas de clasificación

Veamos a continuación un caso real de como pueden aparecer estos métodos de clasificación en un programa de facturación como es OnERP.

Clasificación de facturas de ventas con los campos Serie1 y Serie2:

 

Uso de los estados de gestión :

Definición de filtros: