Convierte los errores en aciertos al implementar el ERP en la nube y optimiza los resultados

El ERP no funciona; me he gastado mucho dinero en la más cara aplicación informática para controlar la gestión empresarial pero no me sirve de nada…Si le suenan estas frases es que algo ha fallado en su estrategia a la hora de buscar y aplicar el sistema de gestión administrativo que necesita su negocio. Desde OnERP vemos casos de todo tipo y cada semana, sobretodo de pequeñas y medianas empresas que llegan a nosotros tras haber confiado esta tarea a otras empresas que no han escuchado sus intereses y necesidades, buscando vender el producto que más les interesaba, que suele ser el más caro o el que mayor margen de beneficio les deja a los comerciales. Este es el primer punto que abordamos en este artículo sobre cómo evitar los errores más habituales en la implementación de un sistema ERP online.

1. Ideas claras + objetivos definidos = ERP ideal con resultados satisfactorios

   Primera premisa que debe quedar meridianamente clara a la hora de exponer a la empresa que haga el desarrollo del sistema operativo de gestión es decirle qué necesitamos exactamente que haga el ERP en la nube que contratamos y para qué nos va a servir. Si los usuarios se tomasen este punto con el interés preciso se ahorrarían muchos dolores de cabeza y sobretodo el tener la sensación que no les ha servido el software de gestión online para nada. No definir las prioridades del ERP en la nube que adquirimos es el punto magno de error y el principal que se comete, y es que requiere tiempo y análisis por parte de quien lo solicita.

2. El ERP barato sale caro, pero el que es excesivamente caro seguramente no nos resolverá nada

   Implementar un ERP en la nube es una tarea que lleva tiempo y dinero, un gran esfuerzo y una importante adaptación tecnológica por parte de los equipos informáticos de los que disponemos y también del personal, que debe adaptarse a los cambios. Pensar que cualquier ERP en la nube nos puede servir mientras haga lo básico es un error, ya que tendremos necesidades específicas en nuestra empresa que querremos que asuma ese software de gestión online tarde o temprano. Con esto no estamos diciendo que un ERP standard sea malo al ser más global, sino que lo que conviene tener en cuenta es con qué características cuenta, si cubre nuestras necesidades y si es lo que necesitamos. Por el contrario, un ERP superequipado, que sea lo último en el mercado y preparado para gestionar 50 oficinas cuando disponemos de una sola tampoco es el más apropiado para nuestras necesidades. A la hora de decantarnos por un ERP en cuanto al precio optemos antes por aquel que sea fácil de utilizar, ágil y nos solucione procesos antes que un ERP que sea un chollo, o muy caro, pero que quede lejos de lo que necesitamos, tanto por falta de capacidades como por sobrepasarlas, puesto que estaremos pagando excesivamente por algo que seguramente no usaremos.

3. Aprende hoy el software de gestión online que usarás mañana

   La formación en la tecnología que contrates es fundamental. Si cuentas con la herramienta en software de gestión online adecuada pero no sabes utilizarla, o no implicas a todos los departamentos que deban usarla, estaremos en las mismas y habrás perdido el tiempo y el dinero probablemente. Invertir un tiempo oportuno en aprender a utilizar el ERP, en conocer cómo administrar la información online y gestionarla te reportará interesantes frutos tanto a corto como a medio plazo.

4. Adiós al Excel y a antiguos procesos

   Todos los departamentos de la empresa deben ser conscientes de la importancia de adaptarse a un sistema de gestión en la nube. A menudo no es fácil este proceso de cambio y surgen interrogantes del tipo “y si”: ¿Y si se pierde la información? ¿Y si internet no funciona? ¿Y si no puedo acceder al software? Estas preguntas deben quedar resueltas y encontrar respuesta por parte de los desarrolladores informáticos. Desde OnERP aconsejamos ser rigurosos en los procesos, establecer rutinas y pautas a la hora de trabajar con el ERP en la nube y sobretodo confiar en los informáticos un plan B o incluso C en caso que el sistema pueda fallar, ofreciendo seguridad a los usuarios. En todo caso, lo que no podemos permitirnos es contar con un buen software de gestión online y que nuestros empleados sigan guardando la información en una hoja Excel, tanto si es por falta de costumbre a la hora de trabajar con la herramienta, por desconfianza con el ERP o simplemente por testarudez. Recuerde: cualquier cosa puede ser extraordinaria si la hacen las personas adecuadas.

5. Roma no se hizo en un día; tu ERP tampoco

   Los ERP no son soluciones mágicas y necesitamos tiempo para desarrollarlos e integrarlos en nuestro día a día. Así que es importante tener paciencia con ese cambio y con la adaptación al nuevo sistema de trabajo en la nube. Al principio nos costará, como es normal, pero con tiempo y una buena pauta de trabajo conseguiremos sacarle el máximo provecho al software de gestión y nos parecerá lo más maravilloso que esté en la nube, ya que nos aportará múltiples ventajas en ahorro de tiempo, espacio, archivo y gestión múltiple desde cualquier parte donde nos encontremos.

6. Consultoría estratégica y consejo profesional

   “Esto lo hace mi sobrino de 8 años”; es una frase típica con la que nos topamos los expertos en tecnología. Y es que los niños suben muy fuertes, pero si lo son tanto como para encargarse de los sistemas informáticos de una empresa o bien no son necesarios años de estudios superiores o bien banalizamos el trabajo de los profesionales. No subestimes a los profesionales del sector TIC y contrata a ingenieros informáticos especializados para que te asesoren estratégicamente sobre el ERP en la nube que necesitas, porque cuando realmente necesites ayuda técnica y te veas perdido tu sobrino estará ocupado viendo la Patrulla Canina.

7. Pierde el miedo al test, prueba y error

   No realizar pruebas al sistema ERP ni analizar cómo está funcionando es otro de los fallos comunes de las empresas. Eso es algo que suele evitarse por miedo a que realmente se descubra algún problema de uso o de almacenamiento de información. Pero precisamente para evitarlo se hacen los test de funcionamiento para ERP. Estas pruebas deben ser tan exhaustivas como sea posible ya que nos ayudarán a mejorar los procesos de gestión en la nube y también a estar prevenidos ante una situación de crisis.