Todas las empresas y todos los autónomos tienen la obligación de guardar los documentos que genera su actividad empresarial así como las facturas y tickets de gastos relacionados también con su actividad.

La Ley General Tributaria establece unos criterios y tiempos para que las empresas conserven las facturas, de cara a posibles inspecciones fiscales, normas mercantiles y repercusiones penales.

En el siguiente artículo analizaremos qué documentos se tienen que guardar y durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas.

¿Qué documentos tiene que guardar una empresa o autónomo?

Tanto los empresarios y autónomos tienen la obligación de guardar las facturas, de acuerdo con la Ley General Tribunal. Es de carácter obligatorio guardar todas las facturas. Se deben guardar:

• Facturas emitidas por autónomos a terceras personas o recibidas por autónomos.
• Albaranes, cuando en las facturas hacen referencia a los mismos.
• Justificantes de pago y de cobro.

En conclusión, es obligatorio para los empresarios y autónomos guardar todas las facturas a efectos de posibles y eventuales inspecciones de contabilidad o de declaraciones de impuestos.

¿Hasta cuándo tiene que guardar sus facturas?

Según la normativa fiscal y para resolver la cuestión de cuánto tiempo hay que guardar las facturas, tiene la obligación de conservar los documentos fiscales durante un periodo de 4 años a contar desde el momento en que finalice el periodo voluntario de presentación de cada impuesto, pues durante este tiempo la Agencia Tributaria puede practicar una inspección y una revisión.

A efectos mercantiles, es importante saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas puesto que varía. El Código de Comercio establece que los documentos mercantiles deberán de conservarse durante un periodo de 6 años. Por lo tanto, puede ser que a efectos fiscales la regularización de un impuesto haya prescrito, pero debe conservar durante esos 6 años la documentación fiscal, o sea las declaraciones de impuestos y los documentos contables que han servido de base para su liquidación como las Cuentas Anuales, Auditorías, Contratos, Libro Registro de facturas, etc.

A efectos penales, las facturas también pueden servir como prueba en procesos penales de actividades fraudulenta por ello, el Código Penal, en su artículo 305, extiende hasta diez años el periodo de conservación obligatoria de estos documentos, aunque la prescripción de los delitos fiscales sea más corta.

Hay que tener en cuenta que, en caso de cese en el ejercicio de tu actividad, no queda eximido de su obligación de conservar los documentos y libros contables. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicho deber.

¿Cómo puedo guardar las facturas?

Según indica la legislación vigente, se deberán guardar las facturas en su contenido original y de forma ordenada, de forma que no serán válidas las facturas escaneadas o fotocopiadas. Se podrán guardar tanto en papel como en formato digital, siempre que podamos garantizar su autenticidad, legibilidad y la integridad de su contenido.

No cabe duda de que la conservación de las facturas es de vital importancia para cualquier negocio. Esta tarea puede resultar tediosa, por lo tanto, la mejor opción es confiar en un programa de facturación ERP que le ayude con la gestión de la documentación de su negocio.

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