La factura electrónica surge con el objetivo de sustituir a la factura tradicional en papel por un formato informático. De tal forma que, entre otras ventajas que señalaremos más tarde, se evite el uso de papel y el buzoneo de las facturas. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel resultando ser un justificante totalmente legal y aceptado de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Esta característica está ya presente en distintos programas de gestión permitiendo que tanto la expedición como la recepción de una factura electrónica se realice en formato electrónico de forma ágil.
Distintas entidades, entre ellas el Gobierno de España, están realizando un importante esfuerzo para conseguir un mayor uso de la factura electrónica como sistema oficial de intercambio de facturas entre empresas y, por ello, se ha establecido el formato de factura electrónica “FacturaE”. La tendencia es que este formato progresivamente acabe siendo obligatorio.
Es un post anterior ya te comentamos algunas de las ventajas de la facturación electrónica.
Análisis de la legislación actual
El 27 de diciembre de 2013 se aprobó en el Congreso la ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público (Ley 25/2013). Esta normativa fomenta la emisión de facturas en el formato nacional Facturae, que es obligatorio en las relaciones comerciales entre la Administración y sus proveedores desde el 15 de enero de 2015.
¿Quién tiene que emitir facturas electrónicas obligatoriamente?
La nueva reglamentación y sus obligaciones, afecta a todos los proveedores de la Administración Pública, que hayan entregado bienes o prestado servicios de cualquier índole con algún organismo público.
¿En qué formato deben enviarse las facturas?
Las facturas electrónicas que se remitan a las administraciones públicas deberán emplear el formato estructurado Facturae (XML) y estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
La factura electrónica se está imponiendo actualmente en la mayoría de las administraciones públicas del mundo puesto que supone innumerables ventajas en distintos aspectos:
- Validez de la información. Puesto que se trata electrónicamente, la información no está sujeta a errores de lectura, transcripción, etc.
- Incrementa la productividad. Procesos más sencillos, rápidos e informatizados.
- Recepción y envío mediante elementos electrónicos que ya están presentes en la empresa. Basta con un equipo informático y el correo electrónico
- Reducción de costes. Implica un obvio ahorro en el gasto de papel, sobres, sellos, etc. De hecho, el Ejecutivo español calcula que los beneficios anuales podrían llegar a los 51 millones de euros.
- Mejora en la salvaguarda de las facturas mediante los sistemas de copias de seguridad que ya tenga la empresa, contrastando los sistemas de almacenamiento físico del papel de facturas emitidas y recibidas durante los años legalmente exigidos.
- Aumento de la seguridad. Incremente la fiabilidad de la autenticidad respecto a la factura de papel, que es más fácil de manipular.
- Mayor agilidad en la localización y recuperación de las facturas.
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