Implementar un sistema ERP en nuestra empresa es una decisión estratégica que hay que tomar con el mayor cuidado pues impacta directamente en el futuro de nuestro negocio. Se deben que tener en cuenta no solo los costes iniciales de adquirir un software ERP sino otras muchas cuestiones para asegurar un despliegue satisfactorio.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un sistema de gestión e información que permite gestionar todos los datos generados por cada una de las áreas de negocio de una empresa de una forma integrada. Con un ERP, se optimizan los procesos y se mejora la toma de decisiones y la comunicación entre empleados y empresa. Como consecuencia, ayuda a aumentar la rentabilidad de la empresa y permite reducir sus costes.
¿Qué ventajas nos aporta un ERP?
La ventaja más importante que nos ofrece un buen software de gestión ERP, es el crecimiento de nuestra capacidad operativa. Esta mejora en la eficiencia puede ser utilizada para atender a más clientes, procesar más facturas o fabricar más productos. Esto depende de la estrategia u orientación de su negocio, pero es siempre un paso imprescindible para todas las empresas que quieren crecer. Así pues, el ERP ha de estar presente en cualquier plan de expansión por parte de una empresa.
Factores clave para escoger el mejor ERP para su empresa
A continuación, indicamos algunos puntos claves a la hora de selecciona el mejor ERP para su empresa:
1. Que sea modular
Un buen software de gestión ERP debe ofrecer distintos módulos que se integren entre sí para poder agilizar los procesos de la empresa. Algunos ejemplos de los módulos que tiene que ofrecer un ERP son los de ventas, compras, almacén, facturación, producción, gestión de proyectos, facturación, etc.
2. Que sea flexible
El programa de gestión ERP deberá ser modular y flexible. De esta forma que pueda adaptarse a la evolución y cambios de la empresa. También es muy relevante la escalabilidad que pueda tener el programa, pues en el panorama empresarial tan cambiante, adaptarse a estos cambios es fundamental para ser competitivo.
3. Que sea intuitivo
Es importante tener en cuenta la experiencia a la hora de usar un ERP. Procurar que la solución escogida sea muy intuitiva para acortar el período de formación y mejorar la satisfacción de los empleados.
4. Que ofrezca el acceso a la información centralizada
Un ERP debe ofrece la posibilidad de gestionar de manera óptima toda la documentación que genera la empresa, poder buscar de forma sencilla, rápida y centralizada cualquier documento que hayamos asociado a diferentes conceptos de la empresa, como pueden ser clientes, proveedores, presupuestos, facturas, cobros, pagos, asientos contables… y un largo etcétera. Además, ofreciendo herramientas para posibilitar la indexación y categorización de todos los documentos que añadimos al sistema.
5. Que aporte información de valor
Un ERP debe dar la posibilidad de realizar análisis de la información de la empresa para poder obtener información de valor. Comparaciones, evoluciones y prospecciones de futuro. Dado que la solución está integrada en todos los departamentos, nos permite trabajar con unicidad a la hora de obtener esta información. Más allá de de informes genéricos, la solución debe ofrecer cuadros de mando para visualizar fácilmente los KPIs de cada área.
6. Que se actualice de forma constante
En un entorno con cambios constantes como el que vivimos, al adquirir un software ERP hay que asegurarse de que el ERP permite su actualización constante. Por tanto, pregunte a su proveedor cuáles van ser las actualizaciones previstas y que le garantice que el software de gestión ERP va estar siempre adaptado a los cambios legislativos.
7. Que sea personalizable
Aunque el ERP que vamos a adquirir se adapte un 90% a nuestros procesos empresariales, siempre es mejor optar por una solución que de opción a la personalización. A la larga estas modificaciones adaptadas a su negocio incrementarán mucho su productividad y le darán una gran ventaja competitiva a su empresa. Por lo tanto, le recomendamos que adquiera un ERP personalizable.
8. Que ofrezca un buen soporte
Por último y no por ello menos importante, un ERP tiene que ofrecer un soporte óptimo ya que es normal que surjan dudas y se produzcan incidencias con el uso de la solución. Tener un buen equipo de soporte que garantice la calidad del servicio es fundamental para un uso óptimo del ERP.
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