Muchas empresas siguen utilizando Excel para gestionar su empresa. Pese a su enorme popularidad, es evidente que no es la mejor solución para todo y que existen otras opciones más seguras, eficaces y con un mayor rendimiento.
En el siguiente artículo indicaremos las mejoras que puede aportar un software de gestión ERP a su empresa, en comparación con una hoja de cálculo estilo Excel.
1. Peor control de los datos
Un software de gestión obtiene información procedente de múltiples orígenes, como los proveedores, los clientes, el almacén o las ventas, formando una fuente única y fiable de datos en tiempo real. Excel es muy propenso a los errores humanos, entre otras cosas porque es fácil realizar cambios y compartir nuevas copias que a su vez se vuelvan a replicar. Saber cuál es la copia definitiva o dónde se encuentran los datos actualizados se convierte en una ardua tarea.
2. En el Excel se comenten más errores humanos que en el ERP
Aunque cualquier sistema es vulnerable al error humano, el caso de Excel es mucho más propenso a este error. El origen de todo se encuentra de nuevo en la falta de una fuente fiable de datos, ya que Excel no se integra fácilmente con otros sistemas información y cualquier usuario puede modificar una celda y alterar todos los datos disponibles.
3. Manejar el Excel consume mucho más tiempo que un programa de gestión
Rara vez una hoja de cálculo de Excel es rápida de manipular. En cambio, la mayoría tiene docenas, si no cientos, de líneas, y se requiere la entrada del usuario para casi todas las celdas.
Para crear un informe, se tiene que crear una nueva hoja. Esto sucede incluso si están trabajando a partir de una plantilla. Por lo tanto, la única forma de administrar eficazmente su inventario, por ejemplo, es encargar a alguien que actualice manualmente los datos de forma regular.
Luego, está el problema de eliminar accidentalmente una extensión importante. Si alguna vez hizo clic en el botón equivocado o arrastró el archivo equivocado a la papelera de reciclaje, sabe que la recuperación de archivos puede llevar una eternidad, si es que puede lograrlo. Lo mismo se aplica a los bloqueos del sistema que eliminan sus archivos si no pudo guardarlos.
4. Dificultad para compartir la información
Se puede compartir un archivo de Excel por correo electrónico o cargarlo en una ubicación de nube compartida. Sin embargo, en su mayor parte, estas hojas de cálculo se manejan por separado del resto de su empresa.
Incluso si su empresa tuviera una visión de futuro e invirtiera en una versión móvil o basada en la nube de la suite de Office, la colaboración aún no es perfecta. Por ejemplo, el sistema puede congelarse si varios usuarios intentan acceder a un documento al mismo tiempo.
Por el contrario, la colaboración es una de las partes básicas de un software ERP. Con un software de gestión ERP en la nube, todos sus empleados pueden colaborar con facilidad en el sitio de trabajo y de manera remota.
5. Problemas de datos obsoletos
Si se produce un cambio, una hoja de cálculo de Excel no se actualizará automáticamente. Más bien, un empleado debe abrir el archivo y realizar los cambios necesarios. Esto puede provocar la pérdida de datos o entradas de datos duplicadas.
Un sistema ERP proporciona información de datos en tiempo real, que se puede ver al instante a través de un informe. De esta manera, los usuarios pueden buscar y encontrar fácilmente la información que necesitan y luego compartir esos conocimientos entre los departamentos.
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