En un entorno altamente competitivo y dinámico como el que estamos viviendo, las empresas que consigan una ventaja competitiva frente a sus competidores lograran sobrevivir. Posiblemente su competencia ya cuente con un sistema ERP y su empresa esté ahora jugando en desventaja. Por ello en este artículo vamos a analizar las ventajas de incorporar un sistema ERP en su empresa.
¿Qué es un ERP?
Si nos preguntamos que es un ERP y para qué sirve un ERP o que lo caracteriza, la respuesta es que un ERP ( del inglés Enterprise Resource Planning) es un sistema capaz de integrar la información procedente de los distintos departamentos empresariales agilizando su tránsito por la empresa y permitiendo que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y consistente.
Muchos sistemas ERP trabajan distintos departamentos empresariales según módulos. Los módulos de un ERP más comunes son los de producción, distribución, logística, envíos, inventario, módulos de compras y ventas, facturación y contabilidad.
Los sistemas ERP puede intervenir en áreas importantes en la gestión empresarial y en gestión de proyectos como el control de pedidos, compras y ventas, entregas y pagos, producción e inventarios, control de almacenes, calidad de servicio y administración de recursos humanos o nóminas.
¿Qué ventajas nos aporta incorporar un sistema ERP a nuestra empresa?
A continuación, indicamos algunas de las ventajas que puede aportar a nuestro negocio, la incorporación de un sistema ERP.
1. Reducir el número de errores
Cuando los empleados ingresan manualmente pedidos en línea, es fácil cometer errores, transponer números, ingresar el número incorrecto de artículos, ingresar la dirección de entrega incorrecta o incluso perder completamente el pedido. Al incorporar un sistema ERP en su negocio, eliminará la entrada manual de datos y reducirá la cantidad de errores, independientemente del volumen de pedidos.
2. Automatización
Los sistemas ERP pueden controlar de manera automática procesos con por ejemplo el proceso de facturación y contabilidad. Una vez preparado el pedido se generará un albarán de entrega y la correspondiente factura. La factura se contabilizará automáticamente, por lo que todo el proceso se ejecutará sin errores.
Los programas de facturación también ofrecen características como enviar correos electrónicos automáticamente a clientes individuales, generar facturas recurrentes y otras funciones que pueden ahorrar mucho tiempo y recursos al administrar la facturación.
3. Mejora en la Productividad
Al realizar muchos menos tareas de forma manual, se incrementa mucho la productividad. Las tareas serán mucho más eficaces y productivas. Se elimina una gran parte del trabajo mecánico que se estaba realizando en la empresa, pudiendo esta centrarte en vender. El aumento de la productividad puede mejorar por completo todas las tareas que se realizaban hasta ahora. Esto puede repercutir positivamente en la marcha positiva de la empresa.
4. Modular y escalable
El uso de cualquier sistema ERP no debe suponer nunca un freno al crecimiento o evolución de la empresa. Una buena solución ERP debe de cubrir las necesidades actuales y disponer de módulos adicionales para ser incorporados en cualquier momento.
5. Mejor control y trazabilidad
Los sistemas ERP capturan todos los datos referentes a la actividad de la empresa. De ese modo, es posible controlar el tránsito del producto por todos los elementos de la cadena de valor (trazabilidad).
6. Obtención de datos reales y unificados
Los sistemas ERP se basan en bases de datos unificadas, que evitan duplicidades de datos y favorece el intercambio de datos entre departamentos. Este sistema de información es perfecto para obtener datos sobre los procesos y realizar análisis e informes, gracias a que disponemos de la información centralizada.
7. Mejora en la toma de decisiones
Otra ventaja es que el análisis de los datos puede mejorar sustancialmente la toma de decisiones dentro de una compañía reduciendo al mínimo los riesgos. Así, algunas organizaciones ya están optimizando sus decisiones mediante el análisis de datos de clientes, empleados, o incluso sensores incorporados en los productos.
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