Para muchas empresas sistema de gestión ERP que elija será el principal medio donde se unirán las distintas áreas funcionales de su negocio. Al escoger e implementar una solución de software ERP en su empresa, por lo general, se pretende mejorar la eficiencia y la transparencia de todos sus procesos empresariales, que incluyen desde compras y ventas, control de inventarios, marketing, distribución y gestión de relaciones con los clientes. Por lo tanto, la selección de un ERP es un punto bastante importante en el desarrollo de nuestro negocio.
A continuación, se detallan algunos criterios clave que debe considerar antes de decidirse por un sistema ERP.
1. Flexibilidad de la plataforma
Su lista actual de requisitos y necesidades no debería ser la única información que guíe una decisión de compra. También debe considerar qué funcionalidades necesitará a medida que su empresa se desarrolle o sufra modificaciones. Esto significa que debe mirar más allá de las funcionalidades estándares que ofrece un sistema y pensar con qué facilidad podrá adaptarse a las cambiantes necesidades de la empresa. Si hay limitaciones excesivas en cuanto al grado de personalización de un sistema ERP en particular, es conveniente buscar otras alternativas.
2. Contextualización de los datos
Cada departamento de la empresa trabaja diariamente con distintos tipos de datos. La experiencia del usuario debe poder personalizarse, es decir, cada usuario solo debería ver la información que le resulte más relevante para sus funciones para poder simplificar su trabajo. Es decir, un buen sistema ERP será capaz de presentar la información correcta a los usuarios adecuados en el momento oportuno.
3. Costes a largo plazo
Muchas empresas a la hora de escoger un ERP valoran sólo en los costes iniciales, pero realmente se debería considerar el coste total de la adquisición a largo plazo. Hay que tener en cuenta los costes de implementación a largo plazo relacionados con la gestión de cambios. Su sistema ERP debe estar configurado para reflejar un estado futuro de sus procesos empresariales, pues a medida que sus procesos evolucionen, deberá tener en cuenta los costes adicionales.
4. Que ofrezca el acceso a la información centralizada
Un ERP debe ofrece la posibilidad de gestionar de manera óptima toda la documentación que genera la empresa, poder buscar de forma sencilla, rápida y centralizada cualquier documento que hayamos asociado a diferentes conceptos de la empresa, como pueden ser clientes, facturas, proveedores, presupuestos, cobros, pagos, asientos contables… y un largo etcétera. Además, ofreciendo herramientas para posibilitar la indexación y categorización de todos los documentos que añadimos al sistema.
5. Que aporte información de valor
Un ERP debe dar la posibilidad de realizar análisis de la información de la empresa para poder obtener información de valor. Comparaciones, evoluciones y prospecciones de futuro. Dado que la solución está integrada en todos los departamentos, nos permite trabajar con unicidad a la hora de obtener esta información. Más allá de informes genéricos, la solución debe ofrecer cuadros de mando para visualizar fácilmente los KPIs de cada área.
6. Actualización constante
En un entorno con cambiante como el que vivimos, al adquirir un software ERP hay que asegurarse de que el ERP permite su actualización constante. Por tanto, pregunte a su proveedor cuáles van a ser las actualizaciones previstas y que le garantice que el software de gestión ERP va estar siempre adaptado a los cambios legislativos.
7. Que ofrezca un buen soporte
Por último y no por ello menos importante, un ERP tiene que ofrecer un soporte óptimo ya que es normal que surjan dudas y se produzcan incidencias con el uso de la solución. Tener un buen equipo de soporte que garantice la calidad del servicio es fundamental para un uso óptimo del ERP.
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