Hoy en día tener en orden la contabilidad de su negocio, puede resultar una tarea difícil tanto para los trabajadores autónomos, pymes o empresas. Esto se debe a la falta de experiencia o de conocimientos en Contabilidad, lo que creará pérdidas de tiempo y dinero. Por tal motivo, la elección de un buen programa de contabilidad online puede ser la forma para ayudarle mejorar los resultados y los estados financieros de su negocio.

En este artículo hablaremos de los programas de contabilidad online. Es importante saber las ventajas fundamentales que puede aportarle, ya que puede favorecer el desarrollo de su negocio.

 

 

¿Qué es un programa de contabilidad online?

Un programa de contabilidad online, se puede definir como un programa informático o una aplicación que registra y proceso operaciones contables y que además ofrece las ventajas de un programa alojado en la nube. Se trata de un software que pone en práctica los procesos de contabilidad de manera digitalizada. Por consiguiente, debe seguir los Principios Contables Generalmente Aceptados para garantizar el correcto funcionamiento de la actividad contable. A través de la contabilidad tendrá una imagen precisa, de la situación económica y financiera de su empresa.

 

¿Quién está obligado a llevar la contabilidad?

¿Estoy obligado a llevar una contabilidad oficial? Imagino que es una pregunta que se ha planteado en algún momento.

En el caso de España, según el Art. 25 del Código de Comercio (modificado por Ley 19/1989), “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.

Están obligados a llevar la contabilidad:

1. Las personas jurídicas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas, etc)
2. Las personas físicas (autónomos) que estén en régimen de estimación directa normal

 

¿Qué ventajas nos ofrece?

Hemos definido qué es un programa de contabilidad online, pero ¿cuáles son sus principales beneficios? Es importante hacerse la pregunta de por qué usa el software de contabilidad. Los expertos en finanzas consideran que el software contable es el activo más valioso de la empresa. Este reduce los costos y aumenta la productividad. Con un programa de contabilidad adecuado, las compañías automatizan las tareas de contabilidad. Además, pueden pronosticar gastos y desarrollar una estrategia de inversión más inteligente en su negocio.

A continuación enumeramos algunas ventajas que nos ofrece:

 

1. Ahorro

Una de las características más importantes de un programa de contabilidad online, es que ahorra mucho tiempo en comparación con la contabilidad manual. Con un software contable, se agilizarán tanto la tareas que lo que antes suponía horas de encuadre de cuentas y búsqueda de datos se reducirá a un simple ‘clic’. Por ejemplo, puede crear facturas de clientes, preparar depósitos bancarios y emitir cheques en el programa, con el beneficio adicional de que el sistema registra cada transacción por usted. Además de tiempo, ahorramos dinero, ya que el uso de recursos humanos y los posibles errores contables (que siempre suponen un coste para la empresa) se eliminan.

 

2. Mejora en la gestión

Un programa de contabilidad online no es un simple banco de datos. Nos proporciona un análisis de datos contables, lo que se nos aporta un suministro de información muy útil para la gestión empresarial. A partir de esta información, el software contable nos brindará la posibilidad de generar los informes necesarios para tomar decisiones oportunas en su empresa.

 

3.  Protección

La ley nos exige que se mantengan durante varios años los informes financieros de una empresa. Esto puede requerir mucho espacio si se hace de forma física, ya que los archivos en papel pueden ocupar demasiado. Además de que puede ocurrir un imprevisto que cause graves daños, como un incendio o una inundación. Por no hablar del robo de esta información, que puede ser muy peligroso si cae en malas manos.

Con la ayuda de un software de contabilidad online, todos los archivos se guardan en dispositivos electrónicos o en la nube, de donde se pueden sacar cuando sea necesario. Sin necesidad de depender de un equipo en concreto. Un buen software de gestión online, ofrece cifrado de seguridad TLS para conectarse al sistema (sistema de encriptado similar a los de los bancos), copias de seguridad diarias, control de accesos a sistemas. Estos sistemas son mucho más fiables que trabajar en un PC en local.

 

4. Automatización

En muchos casos se pueden automatizar las acciones, para que en el momento de registrar una acción en un sistema (por ejemplo crear una factura, la venta de un artículo), el software de contabilidad se encargue automáticamente de crear los asientos contables correspondientes.

 

5. Disponibilidad

Otra ventaja de un programa de contabilidad online es que todo se guarda automáticamente y se almacena en la nube. Esto nos permite acceder en todo momento y sin limitación alguna. Al evitar tener que introducir información desde múltiples sitios o sistemas, evitarás tener que mantener diferentes bases de datos con información posiblemente duplicada o con errores. La información en la nube es accesible desde cualquier ubicación y dispositivo, PC de sobremesa, Tablet o Smartphone. Además esta información es accesible 24 horas al día durante los 7 días de la semana. Así evitamos tener la obligación de ir a la oficina para gestionar nuestra empresa.

 

6. Reducción de errores

Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Un buen programa de contabilidad online está diseñado con la característica de minimizar los errores.

 

7. Mayor volumen de producción

Un software de contabilidad puede manejar grandes volúmenes de transacciones, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.

 

8. Informes

Un software de contabilidad online permite crear informes de Diarios, Mayores, Estados Financieros, rápidamente para poder visualizar la información requerida y tomar decisiones. En varios casos también es posible automatizar esta tarea, haciendo que el sistema se encargue de crear los reportes y exportarlos, o incluso enviarlos a un correo electrónico.

 

Conclusiones

Si en tu negocio, aún pasas tiempo a final de mes haciendo facturas y ordenando pagos, es el momento de dar el salto y utilizar un sistema contable diferente. Hay sistemas que se adaptan a la perfección a las condiciones de cualquier empresa, por lo que no importa si el volumen que manejas es muy poco, comparado con el de otros negocios. Si te sientas a calcular el tiempo y el dinero que puedes llegar a ahorrarte, seguramente esa sea la última vez que hagas las cuentas de forma manual. Si aún está dándole vueltas a qué software de gestión implantar en tu empresa, eche un vistazo a lo que OnERP le ofrece.