Disponer de un programa de facturación online es clave en un mercado cada vez más competitivo. Todas las empresas intentan buscar formas de ahorrar costes y tiempo. Aumentar la productividad y la comodidad para los clientes es primordial. Por lo tanto, las ventajas de usar un software de facturación online se vuelven clave a la hora de escalar su negocio. Hoy en día, las facturas en papel y la creación de facturas en Excel no son la manera más eficiente de gestionar las facturas. Muchas empresas se resisten a cambiar a la facturación online, pero un programa de facturación online es el camino a seguir.
Enumeramos 12 ventajas que nos ofrece el uso de un programa de facturación online:
Mayor productividad
Completar una hoja de cálculo para hacer una factura es mucho más lento. De media se puede tardar entre 10 y 20 minutos en crear una factura con este sistema. Si tiene que enviar muchas facturas se convierte en un proceso largo y repetitivo. Con un software de gestión, toda la información del cliente se guarda en la nube. El nombre y la dirección del cliente, las condiciones de pago y el método de pago preferido se guardan y protegen. Todo lo que tiene que hacer es iniciar sesión en su cuenta, seleccionar el cliente al que quiere facturar e indicar la cantidad de horas o productos. Seleccionar una fecha de vencimiento, haga clic en enviar y la factura llegará por email al cliente. En uno o dos minutos el cliente ya tiene la factura en su email. En resumen, la facturación en línea no solo acelera todo el proceso de pago, sino que también es increíblemente fácil de usar. Puede configurar su cuenta y comenzar a facturar a los clientes en cuestión de minutos.
Todo está almacenado en la nube
Ya no tendrá que preocuparse por perder facturas o datos de clientes. Ya no se preocupara de los errores de su ordenador o de su servidor de correo. Todo se guarda automáticamente y se almacena en la nube. Al evitar tener que introducir información desde múltiples sitios o sistemas, evitarás tener que mantener diferentes bases de datos con información posiblemente duplicada o con errores. Además, le resultará más sencillo mantener la información actualizada. Simplemente inicie sesión en su cuenta y todo lo que necesita para comenzar a facturar a sus clientes está al alcance de su mano.
Todo está mucho más automatizado
Una de las mayores ventajas que tiene la facturación online es la automatización. Esto significa que puede configurar pagos recurrentes para clientes a largo plazo. Puede establecer un modelo de negocio basado en suscripción. El sistema de automatización envía seguimientos y recordatorios de pago para las facturas futuras y vencidas. La automatización de estas tareas le ahorra un montón de tiempo y dinero y puede concentrarse en hacer crecer su negocio.
Facilita las tareas de gestión
Gestionar tus facturas electrónicas es mucho más fácil que a través de un archivo de facturas en papel. Además, es mucho más difícil que se pierdan.
Reduce la posibilidad de errores
Cuando genera sus facturas manualmente, incluso la persona más rápida y eficiente puede cometer errores. Además, también hay un mayor potencial de error durante el procesamiento en tareas como señalar si la factura se pagó o no, o si el pago se realizó dentro del plazo. Un software de facturación en la nube gestiona la información del cliente de forma automática y le brinda herramientas para administrar la creación y el procesamiento de facturas. Este software completa de manera automática muchos registros, y supervisando los detalles, puede llevar a cero el número de errores administrativos de la factura.
Su información más segura
Si su ordenador falla, cabe la posibilidad de que pierda los archivos más importantes porque no pudo crear una copia de seguridad. Un buen software de gestión online, ofrece cifrado de seguridad TLS para conectarse al sistema (sistema de encriptado similar a los de los bancos), copias de seguridad diarias, control de accesos a sistemas. Estos sistemas son mucho más fiables que trabajar en un PC en local.
Cobrará antes sus facturas
Un buen programa de facturación online le permite optimizar sus esfuerzos, reducir tiempos y mejorar la eficiencia de su proceso de facturación. Esto implica que gestionará sus facturación mucho más rápido y por consiguiente cobrará antes sus facturas.
Más cómodo para sus clientes
Sus clientes se beneficiarán del uso software de estas características. Recibirán la factura directamente en su correo y será mucho más fácil para ellos, también, almacenar esta información.Además, podrá enviarles recordatorios y ofrecerles diferentes sistemas de pago.
Menor inversión en hardware
Los programas de gestión en la nube se ejecutan desde fuera de tu PC y todo se guarda también fuera, no hace falta gastar mucho dinero en un PC muy potente y con un disco duro grande.
Actualización constante
Un programa de facturación online nos permiten desprendernos de la necesidad de actualizar tanto hardware como software ya que es el proveedor quien se encarga de esto. El cliente no tiene que preocuparse por actualizar el equipo en el que está corriendo la aplicación que utiliza, ni tampoco por la actualización de sistemas operativos o instalación de parches de seguridad, ya que es obligación del proveedor del servicio realizar este tipo de actualizaciones.
Ahorro de tiempo y dinero
Ahorramos tiempo y dinero por el incremento de la productividad que nos brinda el software de gestión online. Además la facturación online elimina los costes de papel, impresora y envío.
Ahorro de espacio
Ya no tendrá que habilitar grandes archivadores con facturas que ocupan estanterías y estanterías, porque todo estará guardado en el programa y podrás acceder a la información siempre que quiera.
Mejor accesibilidad
La información en la nube es accesible desde cualquier ubicación y dispositivo, PC de sobremesa, Tablet o Smartphone. Además esta información es accesible 24 horas al día durante los 7 días de la semana. Así evitamos tener la obligación de ir a la oficina para gestionar nuestra empresa.
Refuerza su marca
Con un programa de facturación online puede reforzar su marca, con la personalización de logos, datos profesionales, mensajes personalizados, etc… Puede parecer un tema trivial, pero este tipo de configuraciones ensalzan su marca.
Cuida el medio ambiente
Otra de las ventajas de los programas de gestión online es que son mucho más ecológicos que la facturación en papel. Eliminamos los residuos sólidos creados mediante el envío de facturas en papel y el uso de cartuchos de tinta. Según esta publicación la factura electrónica es 4 veces mas ecológica que la facturación en papel.
Conclusiones
Cualquier empresa, independientemente del tamaño o sector, tiene que lidiar con un mercado cada día más competitivo. Un buen software de facturación online es una buena forma de ahorrar tiempo y dinero. Si está pensando en cambiar el software de gestión de su empresa, le recomendamos pruebe lo que el programa de gestión online OnERP puede ofrecerle.
